Zelforganisatie: what’s in a name?

Een naam die past bij de bedoeling

Je hoort in het kader van het onderwerp zelforganisatie verschillende benamingen: zelfsturing, zelfstandige teams, zelforganiserende teams, autonome teams. Waarom zijn er eigenlijk zo veel namen in omloop? En maakt het eigenlijk uit welke naam je er aan geeft? Dat is de vraag van deze blog: what’s in a name? En het antwoord zal ik alvast verklappen… Behoorlijk veel!

Benaming Zelforganisatie?: vertragen om te versnellen!

Je leest en ziet de laatste jaren veel artikelen over zelforganisatie. De ene organisatie wil er zo snel mogelijk weer vanaf, omdat het heel veel geld kost en te weinig oplevert. De andere verdedigt zelforganisatie juist heel erg, omdat het zelforganisatie ziet als een noodzakelijke stap richting vraaggerichte zorg. Wat is waar? Volgens mij zijn beide argumenten waar. Zelforganisatie is niet absoluut. Het kan waardevol zijn, mits je het maar op de goede manier doet. En daar zit het hem in. Teveel organisaties zien zelforganisatie als doel op zich en daar gaat het (vaak) fout. Het gaat er niet om dat het team binnen een jaar alle managementtaken zelf kan uitvoeren, omdat de manager is wegbezuinigd, het gaat erom dat medewerkers de wens van de klant of cliënt zo goed mogelijk invullen, of het nu om de verkoop van een product gaat of om de persoonlijk zorg voor een cliënt.

Het spreekt natuurlijk vanzelf dat je ‘iets op de goede manier moet doen’, maar ja… wat is die ‘goede’ manier dan? Dat hangt natuurlijk af van het doel dat je wenst te bereiken. Er zijn meerdere mogelijke doelen en meerdere mogelijke aanpakken. Dat maakt het complex en vergt een goede voorbereiding. In die voorbereiding kun je het best even stil staan en jezelf een paar vragen stellen voordat je in volle vaart begint met implementeren. We noemen dit ook wel: vertragen om daarna te versnellen. Waar moet je dan zoal over denken en welke impact hebben de keuzes op de keuze van de naam?

Teveel organisaties zien zelforganisatie als doel op zich en daar gaat het vaak al fout.

Tip 1: Inspireer de organisatie met een duidelijk omschreven doel

Sta om te beginnen eens stil bij de terminologie die je gebruikt. Gebruik je in de benaming en bespreking van het onderwerp het doel of het middel? Wat ik bedoel is: iedereen wil werken aan de beste zorg voor elke cliënt (maatwerk waar mogelijk), en dat zou ook het ultieme doel moeten zijn. Maar vaak wordt er in organisaties over het middel (zelforganisatie, zelfsturende teams, autonome teams) gesproken. Dat is niet sexy en zeker niet aansprekend. Ik zelf zou niet voor ‘zelforganisatie’ an sich willen werken. Voor wie dan? Voor het bestuur om kosten te besparen? Voor de managers om minder taken zelf te hoeven uitvoeren? Voor wie ik wil werken als medewerker is de cliënt: dat is waarom ik de zorg in ben gegaan!

En als je daar van uitgaat, zit daar ook de beschrijving van het project. Bijvoorbeeld “Samen werken aan vraaggerichte zorg”. Met als doel betere zorg voor de cliënt of iets wat daar heel erg dicht in de buurt ligt. Als middel gebruiken wij als organisatie de naam “zelforganisatie”, omdat dit aan de medewerkers de meeste ruimte biedt om deze zorg in te vullen op de manier die op dat moment het beste past bij de wensen en behoeften van de cliënt.

Tip 2: Kijk naar de organisatie zoals deze nu is

Er worden boeken over geschreven, seminars over gehouden: zelforganisatie en zelfsturing. Idealiter geeft een organisatie die met het onderwerp aan de slag gaat meer autonomie, verantwoordelijkheid en eigenaarschap aan medewerkers. En al die medewerkers vinden dat ook nog eens heel erg prettig en pakken daarin hun verantwoordelijkheid. Dat klinkt allemaal heel mooi, nietwaar? Dit kan, als je een eigen organisatie opzet en niet te maken hebt met al heersende krachten. Dan kun je mensen aannemen die precies in dit plaatje passen en van start. Maar dat is bijna nooit zo. Je hebt te maken met een bestaande organisatie met geschreven en ongeschreven regels. Deze moeten her en der opengebroken worden en daar is tijd en energie voor nodig.

Dit geldt uiteraard niet alleen voor het primaire proces, maar ook in de rest van de organisatie: ondersteunende diensten en het management. Daarom is stil staan bij het verleden en het heden belangrijk, om vervolgens de verandering op een juiste manier in gang te zetten. Vragen om te stellen zijn: wat is de cultuur binnen deze organisatie, hoe is de organisatie gestructureerd, wat voor soort mensen werken er binnen mijn organisatie? Als je deze vragen beantwoordt en daarnaast het plaatje schetst waar je naar toe wilt werken met zelforganisatie en deze naast elkaar legt wordt het duidelijk waar de grootste gaten zitten, wat ervoor nodig is en of de ambitie haalbaar is.

Ongeschreven regels moeten her en der opengebroken worden en daar is tijd en energie voor nodig.

Tip 3: Luister goed wat er binnen de organisatie speelt

Sta ook stil bij het feit dat veranderprocessen spannend zijn. Je weet van tevoren niet precies wat de verandering voor jou als medewerker zal gaan betekenen. Bovendien worden niet alle veranderingen binnen de organisatie doorgezet, denk maar eens aan projecten die wel zijn gestart, maar nooit echt zijn afgemaakt. Hierdoor zijn er wel veranderingen in gang gezet, maar nooit bijgeschaafd en geëvalueerd en heeft er nooit borging plaatsgevonden. Dit is jammer en heeft gevolgen voor latere trajecten die worden opgestart binnen de organisatie.

Goed luisteren naar dit soort signalen is heel belangrijk. Je zou gewoon eens over de afdeling kunnen lopen en vragen “Wat vind je van…?” Als de antwoorden lijken op “Oh heb je weer het volgende projectje”, of “Nou ben benieuwd wat hiervan terecht komt”, zijn dat signalen dat men een beetje ‘verandermoe’ is. Dan is er extra veel inspanning nodig om medewerkers mee te krijgen en moet je goed gaan kijken naar de communicatieboodschap die je afgeeft bij de start van het traject. Het laten zien dat iedereen meedoet, inclusief het management en ondersteunende diensten is dan essentieel. Zo geef je de boodschap: “We vragen het niet alleen van jullie, wij moeten ook veranderen”. Bovendien wordt zo ook duidelijk dat dit ‘niet zomaar het volgende projectje is’.

Zelforganisatie benaming: What’s in a name?

Eigenlijk dekt geen enkele naam het totale plaatje. Want het hebben van zelforganiserende, zelfsturende of autonome teams is geen doel op zich. Het is een manier om ergens te komen als organisatie, een manier die past bij het leveren van goede zorg voor een cliënt die zelf de regie heeft over zijn eigen leven. Een naam dient dus zo goed mogelijk aan te sluiten bij datgene waar medewerkers echt gemotiveerd en geïnspireerd van raken.

Om daar dus echt achter te komen, is een stapje terugdoen verstandig: goed het doel omschrijven, kijken hoe het past binnen de bestaande organisatie en luisteren wat er binnen de organisatie gebeurt met het veranderproject is van heel erg grote waarde. Als je alle drie de facetten goed doet en daar ook de naam voor het nieuwe veranderproject op baseert, dan wordt de naamgeving herkenbaar (doel), haalbaar en vermijd je woorden waar een allergie op zit vanwege eerdere projecten bij medewerkers. Laat je je medewerkers ook nog op een ludieke wijze meedenken over een naam, dan krijg je naamgeving die (in ieder geval een deel van de medewerkers) inspireert en medewerkers aanzet mee te doen.

Wil je meer lezen over zelforganisatie en hoe je dat binnen de eigen organisatie toe kunt passen, lees dan ons eBook Zelforganisatie vanuit de bedoeling.

Zelforganisatie in de zorg
Deze blog is onderdeel van onze visie op zelforganisatie. Wil je meer weten over onze aanpak en werkwijze? Of hoe wij teams in beweging krijgen?

Ook interessant

eBook Zelforganisatie vanuit de bedoeling

Hoe je het ook noemt, zelforganisatie gaat een stuk makkelijker als je begint vanuit de bedoeling. Het aansluiten van een verandertraject bij de missie en visie van de organisatie is echt een voorwaarde voor een goede start. Lees er alles over in ons eBook.

Onveilige teams zijn als drijfzand

Wat wordt er in het team allemaal bespreekbaar gemaakt? Is er veel wat zich 'onder de tafel' afspeelt? Hoe krijg je gedoe op tafel en werk je aan een veilige leer- en werkomgeving?

Kennis sessie Zelforganisatie

Wil je meer weten over de invoering van zelforganisatie? Of ervaringen uitwisselen met medewerkers van andere organisaties? Doe dan mee aan de online kennissessie Zelforganisatie vanuit de bedoeling. Je hoort best practises en verhalen van anderen.

Meer weten?

Wil je meer weten over dit onderwerp en over de diensten van Decido die hier bij horen, neem dan contact op met Nienke.

eBook: Zelforganisatie vanuit de bedoeling

Zelforganisatie vanuit de bedoeling inspireert medewekers om er echt voor te gaan

Download het eBookx