Functiehuis Het baken hernieuwd vanuit visie en verbinding

Resultaatgerichte functies en heldere functiemix

Zorgverlening Het Baken heeft haar volledige functiehuis opnieuw laten beschrijven. Daarmee zijn de functiebeschrijvingen een weerspiegeling van wat er in de huidige tijd van medewerkers verwacht wordt. Niet langer taakgericht, maar resultaatgericht, zodat voor medewerkers inzichtelijk wordt wat er van hen verwacht wordt op basis van hoofdlijnen en verantwoordelijkheden.

Functiehuis Zorgverlening Het Baken

Zorgverlening Het Baken is een ouderenzorginstelling op de Veluwe. Hun missie is het bieden van een waardevol leven aan ouderen vanuit het credo ‘vertrouwd en dichtbij’. Ze bieden kleinschalige zorg en ondersteuning, waarbij het menselijk contact op één staat. Dat vraagt wat van zorgprofessionals als het gaat om bieden van een ‘thuisgevoel’ en hun manier van werken. Zeker in de relatie met naasten, familie en andere mensen uit het netwerk. Daarbij merkte de HR afdeling regelmatig dat de functiebeschrijvingen niet meer pasten bij deze tijd van zorgverlening. De ‘oude’ functiebeschrijvingen waren veel te gedetailleerd. Bovendien sloten diverse functiebeschrijvingen niet meer aan bij de elkaar vanuit de visie op een functiemix. En waren sommige functiebeschrijvingen ook echt ‘verouderd’. Tijd om er een meer en toekomstbestendig functiehuis van te maken!

Functiehuis op hoofdlijnen

Een functiehuis met meer algemene, op hoofdlijnen beschreven, functiebeschrijvingen vraagt om een duidelijke visie wat waar wordt vastgelegd. Je wilt aan de ene kant duidelijkheid geven over protocollen, richtlijnen en beleid, maar ook flexibel zijn. Zodat je niet bij elke protocolwijziging een functiebeschrijving hoeft aan te passen. Je wenst als organisatie graag langer dan een jaar met een functiebeschrijving te kunnen werken. In de functiebeschrijvingen bij Het Baken wordt dan ook verwezen naar protocollen, richtlijnen en beleid, zodat duidelijk is dat daarin handvatten gevonden kunnen worden voor de praktische uitvoering van een functie. Met een functiebeschrijving alleen ben je er dus nog niet. Het vraagt continue de aandacht om onderscheid te maken tussen verantwoordelijkheden en de dagelijkse uitvoering op basis van protocollen, richtlijnen en beleid. Zowel in de interviews met de managers, als in de gesprekken met medewerkers was aandacht voor dit onderscheid zeer cruciaal.

Succesfactor 1: Functiemix vanuit visie

Een belangrijk onderdeel van het beschrijven van functies is, dat dit dient te gebeuren vanuit de visie van de organisatie en de gewenste functiemix binnen een organisatie. Daarbij wordt ook gekeken naar vragen als: Hoe verhoudt de ene functie zich ten opzichte van de ander? Waar houdt de verantwoordelijkheid van de ene functie op en begint die van de andere functie? Vanuit welke visie op zorg handelen de medewerkers? Hierbij dient ook rekening gehouden te worden met de context van de organisatie. Het Baken heeft verschillende locaties. Tussen de locaties zijn er verschillen in de samenstelling van de teams en het aantal cliënten. Hoe zorg je dan voor uniformiteit in de functies met behoud van eigenheid van de locatie?

Zorgverlening Het Baken Functiehuis

Dat is de reden geweest om voor de functies in het primair proces eerst een aantal sessies met de managers zorg te organiseren, zodat zij voorafgaand aan het beschrijven van de functies eerst op één lijn kwamen over de gewenste functiemix en de visie die als basis voor de beschrijvingen zou gelden. Zij kozen als basis van het werken in het primair proces het volgende: “We verlenen zorg op basis van ‘samenredzaamheid’. Waarbij eerst gekeken wordt wat de cliënt nog zelf kan en wat diens naasten en/of vrijwilligers kunnen doen. Dan wordt gekeken hoe technologie kan bijdragen en pas dan wordt professionele zorg toegevoegd.” De term ‘samenredzaamheid’ is in alle functiebeschrijvingen voor het primair proces opgenomen, met in de voetnoot de uitleg ervan.

Op basis daarvan is samen met de managers in beeld gebracht hoe ieder van hen aankijkt tegen de functiemix en welke mogelijke weerstanden er zouden kunnen zijn bij medewerkers. Ook hebben de gesprekken opgeleverd, dat functies voor het hele Baken gelden en er geen aparte functies per locatie beschreven zouden worden. Gedurende het proces werd voor de managers steeds duidelijker, dat de onderlinge verbinding tussen hen en uniformiteit in de beschrijvingen van essentieel belang waren. Vanuit de sterke basis van eenduidige visie in het MT zijn de gesprekken met medewerkers gestart.

“Functies beschrijven is veel meer dan resultaatgericht beschrijven van een functie. Het gaat om de onderlinge verbinding en uniformiteit. En wat je rol als leidinggevende hierin is. Daar heb ik veel van geleerd”

Manager Zorg

Succesfactor 2: Betrek medewerkers en OR via klankbordsessies

Het Baken heeft ervoor gekozen om voor iedere functiebeschrijving een klankbordgroep sessie te organiseren voor de medewerker(s), zodat zij uitleg kregen over de opbouw van de beschrijving en input konden leveren op de inhoud. Voor bijna alle functiebeschrijvingen heeft dat waardevolle inhoudelijke wijzigingen opgeleverd van de functiebeschrijving. Dat konden keuzes voor bepaalde bewoordingen zijn en toevoegingen van onderdelen die gemist werden. Steeds werd beoordeeld of een toevoeging niet te taakgericht was en dus al ergens in de tekst opgenomen was, of dat het daadwerkelijk om een verantwoordelijkheid ging die nog niet beschreven was.

We kunnen wel stellen dat de functiebeschrijvingen zonder de input van medewerkers niet tot stand hadden kunnen komen. De klankbordgroep sessies bleken dus achteraf vaak veel meer opgeleverd te hebben, dan alleen het meenemen van de medewerkers in het proces. De OR is vanaf het begin van het project aangehaakt geweest en heeft ervoor gekozen om bij de klankbordgroep sessies, mits het om meer dan één medewerker ging, aanwezig te zijn als toehoorder. Dat gaf niet alleen de OR zicht op het verloop van het proces, maar ook medewerkers waren blij met de betrokkenheid vanuit de OR.

“Het is aan de ene kant een ‘administratieve’ exercitie, het huis op orde, maar het is ook vooral een mooi bewustwordingstraject voor de manager, om te zien wat je allemaal in huis hebt voor talentvolle, mooie en waardevolle mensen”

Manager Facilitaire Dienst

Succesfactor 3: Zorgvuldigheid van het proces

Het Baken kenmerkt zich als werkgever die oog heeft voor haar medewerkers. De zorgvuldigheid van het proces richting de medewerkers was daarom belangrijker dan bijvoorbeeld de snelheid. “Ik voel me gehoord en serieus genomen, doordat ik zie dat mijn opmerkingen zijn verwerkt”, werd vaak spontaan door medewerkers als positieve feedback gegeven. Meerdere keren is ervoor gekozen om een tweede klankbordgroep sessie te houden, zodat de tekst nog een keer goed met elkaar besproken kon worden. Tijdens de sessies kwamen ook vaak onderwerpen aan de orde die veel meer gingen over de praktische uitvoering van de functie en dus eigenlijk thuis horen in de werkoverleggen. Doordat de manager aanwezig was bij de sessies, konden deze onderwerpen na afloop van de sessie in de werkoverleggen besproken worden.

Daarnaast zijn er extra gesprekken gevoerd met medewerkers waarvan de functie in een lagere schaal terecht is gekomen. Dat is pijnlijk voor de medewerkers en tast het gevoel van gewaardeerd worden enorm aan. De boodschap wijzigt niet, maar er was wel aandacht voor wat dat met de medewerkers doet. Extra uitleg over het waarom van de schaalverlaging en het uitspreken van de waardering voor de mens en de uitvoering van het werk helpen dan. Die zorgvuldigheid en het oog hebben voor de medewerker is een succesfactor gebleken in dit project.

.

functiehuis Het Baken Decido

Functiehuis: op naar meer eigen verantwoordelijkheid

Door dit traject zo te doorlopen, hebben de medewerkers van Het Baken niet alleen een moderne, resultaatgerichte functiebeschrijving. Het traject heeft ook direct tot bewustwording geleid hoe functies samenhangen en hoe daarmee de slag naar een andere manier van taak- en rolopvatting gemaakt kan worden. Het heeft daarmee ook de weg bereid naar nog meer nadenken over de zorgmedewerker van de toekomst.

Meer weten?

Wil je meer weten over dit onderwerp of over de diensten van Decido die hier bij horen, neem dan contact op met Hilrieke.