Of je als organisatie nu van plan bent om te beginnen met het experiment Zelforganisatie of dat je er middenin zit: het in beweging krijgen van teams op weg naar meer zelfstandigheid en professionaliteit is een continu proces dat tijd, energie en moeite kost. Het is alsof je een olietanker van koers probeert te veranderen: het duurt een hele tijd voordat je resultaat ziet van je inspanning en je vooral niet moet verslappen tijdens het traject. Hoe hou je het proces soepel? En hoe voorkom je dat je als projectteam of management zelf al uitgeblust bent voordat je enig resultaat ziet? In deze blog gaan we in op een klein, maar o zo belangrijke factor: de dialoog als smeermiddel voor een moeizaam proces.
Medewerkers in beweging brengen is complex
Laten we wel wezen: zelfsturing of zelforganisatie is niet makkelijk! De meeste organisaties vergissen zich in de complexiteit van de verandering die het vergt en sommige organisaties zijn zelfs gestopt of draaien zelforganisatie helemaal terug. In ons eBook ‘Zelforganisatie vanuit de bedoeling’ beschrijven we onze visie op zelforganisatie en gaan we in op de dilemma’s en situaties waarin het ontwikkelproces kan stagneren.
Een belangrijke stelling van ons is daarbij: ‘organisaties bewegen niet, dat zijn de mensen die met elkaar de organisatie vormen’. En hoe komen mensen dan in beweging? Vanuit de praktijk kan ik legio voorbeelden noemen van hoe organisaties dat willen bewerkstellen. Dit varieert van zorgvuldig opgebouwde en omvangrijke veranderprogramma’s tot veel minder vooruit uitgedachte plannen van aanpak. Soms ontstaat de beweging ook gewoon door factoren die van buitenaf op de organisatie afkomen en waar niet op te sturen is (neem een pandemie).
In deze blog hou ik het klein, de kleinste interventie met een effect dat verder reikt dan het moment zelf. Misschien wel de zogenaamde steen in de vijver. Een collega waar ik deze interventie voor zorgteams mee voorbereidde noemde het ‘een paar graden wijzigen van koers heeft grote gevolgen voor een olietanker’. Ik heb het over de dialoog.
Drie krachten die zelforganisatie versnellen
Voordat ik toelicht wat de dialoog is en wat het effect ervan kan zijn op de ontwikkeling naar zelforganiserende teams ga ik nog even in op de drie binnenste krachten van ons versnellingsmodel (zie ons whitepaper over strategieversnellen en het eBook “Zelforganisatie vanuit de bedoeling”). De beweging ontstaat als er aandacht is voor de binnenste drie helpende krachten van het model: intentie, regie en urgentie.
Intentie:
Bijdragen aan de missie doe je als je daarin waarden herkent die voor jou belangrijk zijn, dan heb je de intentie (intrinsieke motivatie) bij te dragen aan de missie van de organisatie.
Regie:
Als de visie van de organisatie, de manier waarop er aan de missie en ambitie gewerkt wordt past bij je eigen visie dan ben je genegen de regie te pakken op de uitvoering van taken en projecten.
Urgentie:
Voel je dat wat de organisatie ambieert urgent is (voel je dat het moet)? Dat verhoogt je (pro)actieve houding en bijdrage aan de uit te voeren activiteiten en plannen.
Zelforganisatie – beweging – decido
Dit proces komt allemaal niet vanzelf op gang. Hoe komt de organisatie op dat punt waar tot in de haarvaten gesproken wordt over de ambitie? Dat er initiatieven ontstaan, die bijdragen aan de visie en missie van de organisatie? Ik denk dat het antwoord op deze vraag simpel is. Voer de dialoog.
De uitvoering is trouwens niet per sé simpel, het is een verandering van gewoonte en denken van medewerkers op alle niveaus van de organisatie. Zoals al gezegd: ‘een paar graden wijzigen van koers heeft grote gevolgen voor een olietanker’.
De dialoog: Wat is het wel en wat is het niet?
Veel mensen zullen zeggen dat ze al de dialoog voeren. Maar is dat echt zo? Natuurlijk zijn medewerkers en managers binnen een organisatie continu met elkaar in gesprek. Maar dat betekent niet dat ze een echte dialoog voeren. Het kan ook een ‘debat’ zijn of een opdracht vanuit het management hoe een team moet werken. Daarom definiëren we eerst wat de eigenschappen zijn van een échte dialoog en hoe je deze kunt onderscheiden van een debat of simpelweg het proberen te overtuigen van de ander.
Bij het voeren van de dialoog luister je actief naar elkaar en vraag je door. Je wilt echt begrijpen wat de ander bedoelt, zonder dat je daar vooraf al een mening over hebt. Je bent nieuwsgierig en leergierig. Een dialoog is geen debat of discussie over meningsverschillen, stellingen of standpunten. Naar elkaar luisteren en het delen van ervaringen, dromen en mogelijkheden staan voorop. Je overtuigt de ander niet vanuit een eigen standpunt, maar luistert aandachtig naar elkaars ervaringen en probeert de ander te begrijpen. Zoals Stephen Covey al zei: “Eerst begrijpen, dan begrepen worden”. Meningen worden naast elkaar geplaatst in plaats van tegenover elkaar.
Zelforganisatie dialoog vs debat
Echte dialoog vergt dus je eigen meningen parkeren en eerst luisteren naar wat de ander te zeggen heeft. Het vraagt om bescheidenheid om niet te denken dat jij zelf alle wijsheid in pacht hebt. En het vergt moed om tijdens de dialoog te accepteren dat de uitkomst mogelijk anders is dan jijzelf zou wensen. Waarom zou je dan toch de tijd, moeite en energie steken om zo’n dialoog aan te gaan? Omdat er drie belangrijke ‘opbrengsten’ in het verschiet liggen:
Opbrengst 1: Onverwachte inzichten
Omdat je op deze manier de kennis, ideeën en oplossingen die (bij de mensen) in de organisatie aanwezig zijn ophaalt en integreert in de strategie of wel het plan van aanpak.
Opbrengst 2: Draagvlak
Omdat de aanpak, strategie of de oplossing van de medewerkers zelf is en zij er vanuit intrinsieke motivatie aan bij kunnen dragen. De intentie van medewerkers verandert als ze zelf mogen bijdragen aan het bedenken van het proces of de oplossing
Opbrengst 3: Urgentie
Omdat een echte dialoog oprecht is, zullen medewerkers eerder geneigd zijn om zelf ook ‘echt’ te luisteren naar de argumenten en dromen van de leiding en andere collega’s over de toekomst van de organisatie.
Zelforganisatie en dialoog: Zomaar wat praktijksituaties
Strategisch meerjarenplan
Het is tijd om het strategisch meerjarenplan te herijken en bij te stellen. Gaat de bestuurder met de bestuurssecretaris zelf aan de slag, rekenen ze alles in excel door en presenteren zij de resultaten van hun inspanningen aan het management en medewerkers?
of…
Voert de bestuurder de regie over het proces om in de verschillende gremia in de organisatie de dialoog te voeren en zo de kennis, ideeën en oplossingen op te halen die daarna als input dienen voor het strategisch meerjarenplan?
Het gesprek tussen medewerker en cliënt
De cliëntbespreking wordt gevoerd. De persoonlijk begeleider bereidt het gesprek voor op basis van de meldingen van incidenten en rapportage. In het gesprek met de cliënt en de verwant meldt ze haar bevindingen en geeft de vervolgstappen aan en vraagt of er nog vragen zijn.
Of…
Zij formuleert twee à drie open vragen ter voorbereiding op de dialoog over het welzijn van de cliënt, de uitvoering van de begeleiding en de samenwerking tussen de collega’s. In het gesprek start ze met de vragen en laat de client vertellen hoe het gaat en wat er anders kan om het welzijn te verbeteren.
Het teamoverleg
De teamleider zet op basis van de managementrapportages over productiviteit en kwaliteit een top 3 van noodzakelijke verbeteringen op de agenda, zit het overleg voor, geeft werkinstructies vraagt betrokkenheid van alle teamleden bij het uitvoeren.
Of…
De teamleider heeft voor het teamoverleg een kort lijstje met onderwerpen geïnventariseerd bij de teamleden. Hij begeleidt het team in het voeren van de dialoog om zo op team- of locatieniveau de kennis, ideeën en oplossingen te delen om continu met elkaar te leren en verbeteren van de kwaliteit van zorg.
Zelforganisatie en dialoog: dit zijn de Spelregels
Bij het voeren van een dialoog gelden een vijftal spelregels. In een groep die nog niet ervaren is in het voeren van de dialoog is er een gespreksleider nodig. Deze gespreksleider bemoeit zich NIET met de inhoud van het gesprek, hij/zij begeleidt het proces volgens de volgende spelregels:
- 1. Wees écht nieuwsgierig en luister actief (je bent niet met andere zaken bezig)
- 2. Geef niet je mening, stel wel open vragen (wat, wanneer, wie, waarom, hoe…)
- 3. Vraag naar concrete voorbeelden en om toelichting als je iets niet begrijpt
- 4. Spreek voor jezelf, niet voor anderen
- 5. Geef een ander de tijd om na te denken, dan valt het soms stil (en dat kan ongemakkelijk voelen)
Afhankelijk van het doel van de dialoog levert het doelen, verbeteracties, ideeën, input op plannen e.d. op. Deze uitkomsten worden ter afronding van de dialoog geconcretiseerd en vastgelegd. Ook wordt er afgesproken wanneer er een vervolg gegeven wordt.
Wat is het effect?
De dialoog levert concrete verbeteracties op aan de tafel waar hij gevoerd wordt. Medewerkers ervaren door inspraak en inbreng dat zij invloed hebben op de ontwikkelingen en de manier van aanpakken. De dialoog zorgt voor een breder draagvlak, voor creatieve ideeën en oplossingen voor allerlei vraagstukken. De dialoog is grensverleggend: niet alleen voor jezelf maar ook voor je gesprekspartners. Het gevoel van eigenaarschap en de actieve- en (pro)actieve houding en inzet neemt toe. Als dit ontstaat vormen de mensen met elkaar de organisatie, men maakt er onderdeel vanuit en dragen het een warm hart toe. De organisatie wordt de plek waar je wilt (blijven) werken.
De dialoog voeren, dat kost toch veel te veel tijd? Is dat een gedachte die bij je opkomt? Het is niet mijn ervaring dat het meer tijd kost. Het vraagt ook weinig uitleg, het is een kwestie van gewoon doen. Wel kost het moeite want het is tenslotte een gedragsverandering.
Daar staat tegenover dat het plezier, inspiratie en energie oplevert!
Ik ben benieuwd naar de ervaringen van anderen die werken vanuit de dialoog, ervaar je ook de inspiratie en energie? Ben je nieuwsgierig en wil je meer weten? Of wil je dat ik een keer met je meedenk? Leuk! (olga@decido.nl)
Kijk ook op onze pagina over begeleiding van zorgteams en teamontwikkeling.
