Management dashboard: Kun je wel sturen zonder invloed?
Schiet met scherp!

Management Dashboard: (z)onder invloed?! We gingen op bezoek bij de directievoorzitter van een groot topklinisch ziekenhuis. Mooie naam, veel positieve pers.

Daarnaast ook zeer actief en succesvol als het gaat over stappen voorwaarts in de ontwikkeling van de organisatie: huisvesting, kwaliteitsnormen, etc. En toch zijn er grote zorgen.”Wat is er aan de hand? Wat speelt er dan?” vroegen we. “Nou, we zijn bezig met het doorvoeren van verdere rationalisaties in de hele keten, en daarvoor moet dit jaar nog een flinke taakstelling worden gerealiseerd. Hiervoor heeft Control de planning en overall taakstelling opgesteld en de maandelijkse monitoring ingeregeld, zodat iedere manager weet in hoeverre de bezuiniging vordert.” “En, waar zit je zorg?” was onze vraag. “Het komt niet in beweging!” was haar antwoord. “En ik ben bang dat het ook niet gaat bewegen, ondanks extra inspanning van de business controllers in de verschillende onderdelen.”

Management Dashboard: ze zijn vaak niet of nauwelijks bij te sturen

Het komt regelmatig voor dat de dingen niet in beweging komen. Mensen vinden het vaak lastig. Dat heeft te maken met eigenaarschap en andere belemmerende zaken die vaak onder de tafel zitten. De kunst is om deze aan te wakkeren. “Hoe krijg ik dat dan aangewakkerd?” vroeg ze.

In onze vorige blog beschreven we vijf inhoudelijke redenen waarom managementrapportages niet worden gebruikt. Hoog in deze Top 5 staat de valkuil “beïnvloedbaarheid”. Het grote probleem bij veel rapportages en dashboards is dat de gebruiker van een rapport ervaart dat de inhoud ervan niet of heel slecht te beïnvloeden is.

Als er dan ook nog targets staan waar je aan moet voldoen en overal verschijnen rode stoplichten op je dashboard die aangeven dat je zwaar achterloopt op je taakstelling….krijg je mensen dan positief aangewakkerd om te bewegen? De meesten zullen de vraag met “nee” beantwoorden. Als je bepaalde resultaten niet zelf kunt beïnvloeden, maar je wordt er wel op afgerekend, haken mensen af. Dat is eigenlijk een heel logische reactie. Het gevolg is dat ze zich niet verbonden voelen met het achterliggende doel of resultaat: ze nemen geen eigenaarschap, vooral omdat ze ook dat niet kunnen.

 

Dashboards zonder invloed

Management dashboard: het is te vaak niet te beinvloeden

Schiet met scherp: focus op indicatoren die je zelf kunt beïnvloeden

Vaak wordt een management dashboard ontworpen met als doel om managers te informeren over de voortgang van het resultaat. Op zich is daar natuurlijk niets mis mee! Maar dan moet je niet verrast zijn als dat ook het enige is dat ze doen: informeren. Met andere woorden, het wordt beschouwd als “nice-to-know”. Maar om echt eigenaarschap aan te wakkeren, kunnen rapportages mensen triggeren op datgene waar je verantwoordelijkheid voor kunt nemen. Daarvoor heb je rapportages nodig die op scherp schieten: vooral die informatie die “need-to-know” is voor jou als manager en die bijdraagt aan het succes van de organisatie!

Wat precies need-to-know informatie is, is enerzijds altijd gekoppeld aan de strategie van de organisatie en wordt anderzijds bepaald door het criterium van beïnvloedbaarheid.. Sommige zaken zijn per definitie niet te beïnvloeden (zoals het weer, een schuldencrisis, etc.) maar voor veel andere indicatoren of grafieken is het zeer de vraag of de gebruiker die informatie krijgt waar hij/zij ook daadwerkelijk wat mee kan. Stel dat je als manager verantwoordelijk bent voor de productiviteit van je team, maar je de hoeveelheid opdrachten die je team moet uitvoeren (die direct de productiviteit bepalen) niet kunt beïnvloeden, hoe moet je dan ingrijpen? En wat heb je aan zo’n productiviteitscijfer? Niet veel meer dan een soort thermometer: het gaat goed of niet. Maar er echt iets mee kunnen doen, lukt niet. Vooral als de resultaten vervolgens tegenvallen, gebeurt er iets heel natuurlijks: je raakt als manager gedemotiveerd, ziet dat je je targets niet haalt en je voelt je machteloos. De volgende keer dat er weer een rapportage komt, haal je de schouders op, want je kunt er toch niets aan doen. Of je gaat wijzen naar anderen in de organisatie en hen verantwoordelijk stellen voor onvoldoende aanlevering van opdrachten. Zo werk je een “wij-zij” cultuur in de hand en schuif je verantwoordelijkheden op anderen af. Zo komt het niet in beweging. Dit geldt op elk niveau, van een topmanager tot een medewerker.

Terug naar ons gesprek met de bestuursvoorzitter. “Hoe krijg ik het wel aangewakkerd?” We kunnen, vermoeden we, wel iets veranderen aan de monitoring waar je het zojuist over had.” zeiden we. Begin eens met het opdelen van de totale taakstelling in kleinere delen. Doe dit zodanig dat elke manager zich herkent in ‘zijn deel’ van de taakstelling. Dat is dus niet hetzelfde als de totale taakstelling delen door het totaal aantal afdelingen. Dit vergt maatwerk! En een goed gesprek met elke manager over de haalbaarheid van zijn of haar deel in de taakstelling. Voor de ene manager betekent dit wellicht enkele duizenden euro’s, voor de andere wellicht enkele tonnen. En voor de monitoring geldt precies hetzelfde: maak een aparte taakstellingsmonitor per manager (!) waar alleen die indicatoren in staan die voor hem/haar beïnvloedbaar zijn én acceptabel. Daarmee staat het echt apart en kun je als bestuurder ook in het goede gesprek je concentreren op alleen deze zaken. En daarmee kun je op scherp sturen op acties om ieders individuele taakstelling te realiseren. “Maar dat betekent dat ik heel veel individuele gesprekken moet voeren!”. Ja, dat klopt. Wil je mensen in beweging krijgen of niet? En wil je stappen maken in het halen van de taakstelling of wacht je af totdat ze zelf in beweging komen? Ook voor jou geldt dat je moet sturen op datgene dat je zelf kunt beïnvloeden. En dat is juist het voeren van dergelijke gesprekken! Controllers kunnen dat maar ten dele voor jou doen. Zij kunnen de rapportages scherper maken en aanpassen en de gesprekken voorbereiden. Probeer het eens, en kijk hoe die rapportages dan ook echt worden gebruikt!

Management Dashboard: Iedereen kan wel iets beïnvloeden!

Het goede nieuws is natuurlijk dat iedereen in zijn eigen mate kan bijdragen aan succes en dat op zekere hoogte kan beïnvloeden. Voor financials ligt een grote bijdrage in het scherp definiëren van de juiste inhoud van rapportages. Kijk goed naar de ontvanger van de rapportages en stel jezelf de vraag welke indicatoren relevant en beïnvloedbaar is voor de gebruiker die het rapport ontvangt. Dat vergt maatwerk en precisie. Dus niet met hagel schieten, maar met scherp. En ga het gesprek aan met managers of waar zij denken dat ze verantwoordelijk voor zijn. Bevraag ze over hun eigenaarschap. En lever rapportages die daar op aansluiten, zonder te veel overbodige ballast aan informatie waar ze toch niets mee kunnen!

Management Dashboards: Lees het boek Cruise. Control?

Wat maakt nou dat rapportages niet of nauwelijks worden gebruikt? Wij hebben daar onderzoek naar gedaan tussen 2011 en 2015, als onderdeel van een boek dat wij over dit onderwerp hebben geschreven. Het boek Cruise. Control? gaat over de praktische belemmeringen die gebruikers van dashboards en rapportages ervaren in de dagelijkse praktijk. Belemmeringen die zowel de inhoud als de vormgeving betreffen. Dat heeft onder andere te maken met hoe ons menselijk brein werkt en hoe wij mensen informatie verwerken. Het boek bevat concrete oplossingen en heel veel praktische tips & tricks om zelf toe te passen bij het maken van rapportages. Een soort doe-het-zelf-boek, maar wel met een goede onderbouwing vanuit modellen over besturing en informatieverwerking. Een boek voor iedereen die bezig is met het besturen van een organisatie.

Cruise Control Decido
Optimale Dashboards met Cruise Control Decido

Dit is de tweede blog uit een reeks van blogs over het verbeteren van effectiviteit van managementrapportages en managementdashboards. Waarom is het zo lastig op het goed te doen terwijl het zo voor de hand lijkt te liggen? En wat kan je er eigenlijk tegen doen? In de komende blogs bespreken we telkens een belangrijke valkuil en hoe je deze kunt vermijden. Zo werken we aan praktische oplossingen voor een beter gebruik in de praktijk en daarmee aan de kwaliteit van besturing van organisaties.

Deze blog is gepubliceerd op FM.nl

Meer weten?
Naar het Thema: Effectieve stuurinformatie

Meer weten?

Wil je meer weten over dit onderwerp en over de diensten van Decido die hier bij horen, neem dan contact op met Merlijn.

eBook Waarom managers geen dashboards gebruiken

Waarom managers geen dashboards gebruiken

Download het eBookx