Het Dashboard Medicijnkastje?
Waarom luisteren managers niet gewoon naar de controllers en financials?

Wat is dat toch met het gedrag van managers als het op managementinformatie aankomt? En waarom luisteren ze niet gewoon naar de controllers en financials…die de cijfers uitermate goed snappen en de juiste conclusies trekken?

Begin jaren negentig kwamen de eerste Business Intelligence rapportages en dashboards op de markt. SAS, Cognos en Business Objects waren marktleider en beloofden dat met één druk op de knop alle data zichtbaar waren en dat je snelle en juiste beslissingen kon nemen. Toen (ik was toen zelf ‘BI-consultant’) merkte ik dat niet iedereen even enthousiast was deze rapportages en dat ze vaak niet werden gebruikt. Anno 2016, zo’n 25 jaar later, beloven BI-leverancier nog steeds gouden bergen met hun dashboard software. De technologie is beduidend beter, sneller, goedkoper en vriendelijker geworden. Maar ook nog steeds zie ik dat een groot deel van de dashboards en rapportages nog steeds niet écht worden gebruikt. Het gedrag van managers is namelijk niet wezenlijk veranderd!

Wat is dat toch met het gedrag van managers als het op managementinformatie aankomt? En waarom luisteren ze niet gewoon naar de controllers en financials die de cijfers uitermate goed snappen en de juiste conclusies trekken? Het antwoord (dat ik eigenlijk al kende) werd me tijdens MBA in één dag door Ken Blanchard via een live-verbinding uit Amerika aangedragen. Ken Blanchard is een oude managementgoeroe die het model van situationeel leiderschap heeft ontwikkeld. Kort gezegd doorloopt elk mens een bepaalde ontwikkelingscurve, in vier stadia. Bij elke ontwikkelingscurve hoort een bepaalde stijl van leiderschap, er zijn dus ook vier soorten leiderschapsstijlen. Dit zijn: instrueren, overleggen, ondersteunen en overlaten. Elke stijl bevat een mix van taakgerichtheid en mensgerichtheid.

Uit onderzoek blijkt dat in 60-70 procent van de situaties mensen verkeerd wordt aangestuurd. Dat wil zeggen: de verkeerde leiderschapsstijl wordt toegepast in de verkeerde situatie. De meest voorkomende situatie is dat de delegerende leiderschapsstijl wordt gehanteerd bij mensen die veel ruimte en verantwoordelijkheid nog niet aankunnen. Toegepast op het gebruik van dashboards voor managers betekent dit zoveel als: “Hier heb je je (personal) dashboard. Je weet hoe de knoppen werken en de KPI’s heb je zelf bepaald. Succes ermee!”

Bij financials (en vooral bij controllers) komt een andere situatie ook veel voor: managers op inhoudelijke gronden te overtuigen van je gelijk, terwijl die managers hele andere, en vooral procesmatige, redenen hebben om dat dashboard links te laten liggen. In vaktermen van Ken Blanchard: managers in fase O2 krijgen een controller met leiderschapsstijl S3 voor zich.  Het resultaat is dat beiden gefrustreerd raken over het gebruik van dashboards en managementinformatie.

De manager versterkt zijn ontwijkend gedrag door de betrouwbaarheid van de gegevens in twijfel te trekken en de controller zet nog meer in op volledigheid en betrouwbaarheid van de informatie. Resultaat: nóg meer tijd besteden aan het maken van detailrapportages of extra dashboards die wéér niet worden gebruikt. Irritaties, onbegrip of cynisme zijn de symptomen van de onderliggende gedragsziekte.

Welk medicijn of medicijnen moeten er dan in het dashboard medicijnkastje staan om hier goed mee om te gaan? Bestaat het medicijn wel en wie moet het medicijn slikken? Daar is die andere grote goeroe, Stephen Covey, heel duidelijk in: die medicijnen zijn er voor jouzelf, niet voor de ander. In het dashboard medicijnkastje staan dus enkel pillen en drankjes die je zelf moet innemen: met jouw leiderschapsstijlen heb je invloed op het gedrag van de manager. En dat medicijn is niet zo duur en werkt bijzonder snel: leer de verschillende ontwikkelingsfasen van de mensen om je heen herkennen en pas je eigen leiderschapsstijl er op aan.

Het zijn ‘maar’ vier stijlen’ voor ‘maar’ vier fasen. Vier medicijnflesjes dus, met instrueren, overleggen, ondersteunen en coachen. Waarschijnlijk heb je een duidelijke voorkeur voor één van die flesjes. Maar zoals in de zorgsector, moet je extra goed letten op medicatieveiligheid. Zorg dus wel dat je duidelijk weet in welk flesje wat zit, want voor dat je het weet pak je steeds dezelfde die vooraan staat!

Deze blog is gepubliceerd op controlling.nl en FM.nl

Meer weten?

Wil je meer weten over dit onderwerp en over de diensten van Decido die hier bij horen, neem dan contact op met Merlijn.