Bij het sturen op resultaten in organisaties zijn de inspanningen en beschikbare middelen bijna altijd gericht op het realiseren van de rapportages zelf. Maar is dat ook een garantie dat de potentie van rapportages ten volle wordt benut? Geïnspireerd door de drijfverentheorie van Graves, heb ik in de eerste blog in deze reeks, zes ‘geboden’ voor het gebruik van rapportages benoemd. Die elkaar aanvullen, in balans houden en gezamenlijk leiden tot effectief gebruik van rapportages. In deze en volgende blogs verken ik steeds één van de geboden en geef ik tips over wat je kunt doen om het gedrag dat past bij het gebod in praktijk te brengen.
Voetbal is in vele opzichten een bijzonder spel. Niet in de laatste plaats om de uitspraken die erover zijn gedaan, waarvan sommige in de voetbalwereld een legendarische status hebben verkregen. Iedereen kent waarschijnlijk wel de volgende: ‘Als je een doelpunt meer maakt dan je tegenstander, win je de wedstrijd’. Natuurlijk van Johan Cruijff.
Een andere bijzondere uitspraak heeft minder met het voetbal zelf te maken, maar is wel gemaakt door een van de beste voetballers ooit. George Best om precies te zijn. Hij zei ‘ik heb een boel geld uitgegeven aan drank, vrouwen en snelle auto’s. De rest heb ik verbrast’. En dan de uitspraak waar het me eigenlijk om gaat, van de Engelsman Gary Linker: ’22 mannen lopen achter een bal aan gedurende 90 minuten en op het einde winnen de Duitsers’. Deze uitspraak moet je ook een beetje zien in de context van het Duitse voetbal uit de tijd dat de uitspraak werd gedaan. Het werd nogal eens met ‘walgelijk resultaatvoetbal’ aangeduid. Niet mooi of leuk om naar de kijken, maar wel effectief! Meermaals hebben de Duitsers door deze resultaatgerichte speelwijze aan het langste eind getrokken. En dat is waar het in de blog over het eerste gebod voor gebruik van rapportages over gaat: resultaatgerichtheid.
Johan Cruyff
Resultaatgerichtheid in stuurgesprekken
Wellicht dien ik het concept van resultaatgericht bij gebruik van rapportages in stuurgesprekken door de vergelijking met ‘walgelijk resultaatvoetbal’ niet heel aantrekkelijk op. Maar vanuit de vergelijking wordt wel duidelijk dat bij resultaatgerichtheid, de wijze waarop iets tot stand komt, gewoon minder van belang is. Vandaar de benaming van het 1e gebod: ‘gij zult beoordelen op behaald resultaat’. Dat betekent dat bij het gebruik van rapportages het gesprek dan ook begint met het bespreken van behaalde resultaten in relatie tot de doelstelling. Staan we voor of staan we achter? En als we achter staan, hoe komt dat dan? En door wie? Het gaat dus om het feitelijk benaderen van de situatie. En daar past dan ook bij dat mensen verantwoordelijkheid nemen voor het uitblijven van resultaten en zelf aangeven welke verbeteracties mogelijk zijn. Met een benadering waaruit blijkt dat men het meer als een uitdaging ziet om te kijken of het dan wél lukt. Als ware zij ondernemers die net failliet zijn gegaan en vol goede moed alweer een nieuw bedrijf starten. Het stuurgesprek is doordrenkt van een ‘willen is kunnen mentaliteit’.
Kan het ook te resultaatgericht en hoe merk ik dat dan?
Zoals voor alles, geldt natuurlijk ook voor resultaatgerichtheid dat te veel niet goed is. Het kan leiden tot het ontkennen van de mogelijkheid dat je kunt falen en heeft dan meer weg van ‘het doel heiligt de middelen’. Bij het uitblijven van resultaten kunnen de cijfers in de rapportage dan zomaar in twijfel worden getrokken of worden andere cijfers uit de hoge hoed getoverd die een ander beeld geven. Of de oorzaak voor het uitblijven van resultaten wordt neergelegd bij anderen of omstandigheden in de omgeving ‘die hen overkomt’. En in de drang om te laten zien dat ze het toch wel kunnen, kan men ook opportunistisch worden, het eigen belang vooropstellen, in de ‘honger’ naar succes neigen naar korte termijn denken en grenzen gaan overschrijden. In stuurgesprekken gaat dan de waan van dag steeds meer regeren waardoor feit en verantwoordelijkheid dan ver te zoeken zijn. Een extreem voorbeeld van opportunistisch gedrag kan worden gevonden in Billy McFarland en het ‘Fyre Fest’ dat hij in 2017 wilde organiseren maar op een compleet fiasco is uitgelopen. Het Fyre Fest had een groots exclusief meerdaags festival moeten worden op een tropisch eiland met de meest fantastische accommodaties, de beste artiesten ter wereld en het beste eten. Terwijl al snel duidelijk werd dat dit een compleet onhaalbaar doel was en dat men op een groot fiasco afkoerste, weigerde Billy dit te geloven, ging hij door en heeft hij veel schade aangericht bij bezoekers, artiesten, investeerders en leveranciers. Ik raad je aan om de documentaire op Netflix te kijken.
Vergroot je resultaatgerichtheid in stuurgesprekken
Wat kun je doen om resultaatgerichtheid in stuurgesprekken aan te brengen? Als we ervan uitgaan dat het resultaat de geslaagde uitvoering van doelen is, dan begint het met ‘alignment’ van doelen. Daarmee worden de oorzaak-gevolg relaties tussen doelen duidelijk. Gegeven de set van doelen en de gekozen KPI’s, kies je dan per KPI een haalbaar target. Zo valt er daadwerkelijk iets te ‘winnen’ en is ook duidelijk welk effect het heeft als een target wordt behaald. Om dat gevoel vast te houden en de kans op winnen zo groot mogelijk te maken, is het van belang om regelmatig stuurgesprekken te houden. Stel in deze stuurgesprekken dan steeds het behalen van de target en het daaraan gekoppelde doel centraal, niet de wijze waarop dit te bereiken. Geef mensen daarbij voldoende mandaat en invloed. Zodat zij zelf kunnen bepalen welke acties benodigd zijn om targets te behalen, meer geneigd zijn om hiervoor verantwoordelijkheid te nemen en er makkelijker afspraken kunnen worden gemaakt over wie de acties dan uitvoert. En net zoals doelen haalbaar moeten zijn, moeten acties worden getoetst op uitvoerbaarheid. Werk op individueel vlak aan het doorzettingsvermogen van mensen en ga met ze in gesprek waarom zij het mogelijk lastig vinden om weer op te staan nadat ze zijn gevallen. Creëer een team van mensen die lef tonen. Die hun kop boven het maaiveld durven uitsteken en zich niet laten afschrikken door onzekerheden. En tot slot het advies in de categorie ‘open deur’: sta er ook bij stil hoe knap en bijzonder het is als uit rapportages blijkt dat het goed gaat en vier het succes.
Hieronder nog even een samenvatting van de adviezen om resultaatgerichtheid te vergroten.
8 tips voor het vergroten van resultaatgerichtheid in stuurgesprekken
1. Hanteer realistische, haalbare targets voor KPI’s
2. Leg vanuit alignment van doelen uit welk effect het heeft als targets worden gehaald
3. Houd regelmatig stuurgesprekken
4. Geef mensen mandaat en invloed om te bepalen hoe ze doelen kunnen bereiken
5. Toets verbeteracties op uitvoerbaarheid
6. Maak afspraken over wie verbeteracties uitvoert
7. Werk aan doorzettingsvermogen en lef
8. Vier het succes
Ik hoop dat je wat hebt aan de adviezen en dat je bij je eerstvolgende stuurgesprek al direct meer resultaatgerichtheid kunt inbrengen. Heb jij nog andere tips om resultaatgerichtheid in stuurgesprekken te vergroten? Mail gerust: erwin@decido.nl. En houd FM in de gaten voor de volgende blogs, waarin ik ook de andere geboden en gedragingen beschrijf, die de in deze blog beschreven resultaatgerichtheid aanvullen, in balans houden en gezamenlijk leiden tot effectief gebruik van rapportages!
