Als je naar een speech van een leider luistert, is deze vaak opgezet volgens het principe van ‘three bloody arguments’: de leider bouwt zijn betoog op rondom drie argumenten, die zowel verbaal (ten eerste, ten tweede…) als non-verbaal (met vingers en handen) kracht worden bijgezet. De ‘heilige-drie-eenheid’ gaat al terug naar de bijbel. Verbaal kunnen de meeste mensen maar drie argumenten onthouden. Daarna gaat de informatie het ene oor in en het andere oor uit. Een goed betoog bestaat dan ook uit drie delen: de inleiding, het feitelijke betoog en de afronding.
Dashboard Chunking
Maar gaan deze drie argumenten ook op voor management dashboards? Betekent het dat managers slechts drie KPI’s in een overzicht aan kunnen? Dat zou wel wat erg weinig zijn. Ik denk dat de meeste dashboards ruim meer dan 15 KPI’s bevatten, ook nog visueel weergegeven op verschillende manieren, zoals een taart-diagram, een lijn, een staafdiagram, dashboardmeters of tabellen. Hoe effectief is het presenteren van een grote hoeveelheid informatie op één pagina? En is er een manier om de hoeveelheid informatie gelijk te houden en toch de kwaliteit en overzicht te behouden?
In 1956 (!) schreef George Miller hier al een baanbrekend paper over: “The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information”. De pyscholoog Miller toonde aan dat de hoeveelheid informatie-onderdelen die iemand in zijn korte-termijn geheugen kan verwerken, ongeveer 7 is, plus of min 2. Dit wordt ook wel De Wet van Miller genoemd. Dus ergens tussen 5 en 9 informatie-items. Deze hoeveelheid informatie kan de gemiddelde manager dus in zijn (korte-termijn) geheugen opslaan en gebruiken om beslissingen te nemen. Nog steeds is 7 veel minder dan 15-20 KPI’s, dus hoe moeten we een effectief dashboard ontwerpen die toch meer dan 7 KPI’s bevat?
Miller toonde ook aan dat de hoeveelheid informatie dat ons korte-termijn geheugen vast kan houden, sterk wordt vergroot door een ‘Chunking-strategie’. Chunking kan omschreven worden als ‘breaking content into bit-sized, easy to digest information pieces’. Een heel simpel voorbeeld is het indelen van het boodschappenlijstje in samenhangende onderdelen (zuivel, groente, vlees…) en per onderdeel de losse producten te benoemen. Tijdens de invoering van de Euro waren er 12 landen die meededen. Weet je nog welke landen dit waren? Dit waren de DING-FLOP-BIPS landen. Goede kans dat je nu de 12 landen nog wel weet te noemen.
Information-chunking is dus het groeperen/opdelen van informatie in ’hapbare herkenbare brokken’. Wat is zo’n chunk dan precies? Het grappige is dat daar geen algemeen antwoord op te geven is: dat is voor iedereen weer anders. Wat een betekenisvolle chunk voor de ene persoon is, heeft voor de andere geen samenhang. Voor een organisatie is dat niet veel anders. Het zo maar rapporteren van een hoop KPI’s zal dus zeker geen effect hebben als er geen samenhang is tussen de KPI’s. Deze samenhang behoort via een consistente strategie én een goede visuele lay-out versterkt te worden. Zo kan een goed ontworpen dashboard best (meer dan) 20 KPI’s bevatten, als het maar via chunking is teruggebracht tot 7 onderwerpen van 2-3 samenhangende KPI’s. Daarom is elk dashboard uniek en heeft het zin om niet alleen vanuit de organisatie, maar ook vanuit de persoon te kijken naar een zinvolle clustering van KPI’s tot een overzichtelijk dashboard waarin de gebruiker niet alleen in één oogopslag de KPI’s ziet, maar ook nog eens kan verwerken in zijn korte termijn geheugen. Een gechunked dashboard: wat een weelde!
Deze blog is gepubliceerd op controlling.nl
