Samenwerken tijdens Covid-19 gaat heel anders dan voorheen. De vertrouwde gesprekjes bij de koffieautomaat zijn niet meer vanzelfsprekend. En dat belemmert het opbouwen en onderhouden van vertrouwen, merkt Eline tijdens een gedeeltelijke lockdown.
Door Covid-19 werk ik net als de meesten zo min mogelijk op kantoor en zoveel mogelijk thuis. Ik begeleid een traject voor een aantal organisaties die samen een alliantie proberen te vormen. Om mijn werkomgeving af te wisselen haalde ik vandaag coffee-to-go bij een hippe koffiebar. Als je een echte koffieliefhebber bent en van Scandinavische vintage houdt ben je hier aan het juiste adres. Hier blinkt het koffiezetapparaat, is de cappuccino een genot om naar te kijken en maken de hipster barista’s er een grote koffieshow van. Ik leer er over hun specialty coffees en word verrast met een retro filterkoffie.
Ook al smaakt deze koffie goed, ik denk met weemoed terug aan mijn kantoorkoffie met kartonsmaak. De koffieautomaat is een van de plekken waar voor mij belangrijke gesprekken plaatsvinden. Bij de start van een alliantievorming zijn voor mij als procesbegeleider vertrouwelijke ‘onderonsjes’ een goede barometer om te bepalen of een te vormen samenwerking kansrijk of kansarm is. Tijdens deze gesprekken kom ik er achter hoe partijen in de wedstrijd zitten, wat partijen van besluiten vinden en voel ik in hoeverre mensen en organisaties elkaar vertrouwen. Het is jammer dat ik deze ‘onderonsjes’ nu in het proces moet missen. De meeste gesprekken voer ik via de telefoon of via video-calls en dat is toch wat zakelijker. Je mist dan soms signalen.
Het feestje van de gemeente
Laatst heb ik nog zo’n telefoongesprek gevoerd. Aan de telefoon noemde een partij de alliantievorming ‘het feestje van de gemeente’. De gemeente is opdrachtgever en wil heel graag dat de alliantie er komt. Verbouwereerd vertelde zij mij dat de gesprekken over inhoud en juridische kaders wel zijn gevoerd, maar dat de partijen er onderling niet uit komen. Toch zijn ze al een jaar met elkaar onderweg. Hoe komt het dat ze nog geen voortgang hebben geboekt?
Tijdens het doorvragen kom ik erachter dat deze alliantie alleen over de usual subjects heeft gesproken en alle moeilijke onderwerpen voor zich uit heeft geschoven. Volgens de organisatie vertrouwen de partijen elkaar niet.
Het verbaast mij daarom niet dat de partijen er niet uitkomen. Onderling vertrouwen is de basis voor een vruchtbare samenwerking. Het is een van de belangrijkste succesfactoren voor alliantievorming (zie ons eBook over de vijf succesfactoren van alliantievorming klik hier). De reden dat deze samenwerking nog niet van de grond komt, is omdat ze niet hebben geïnvesteerd in onderling vertrouwen. Als dit wordt overgeslagen is er in mijn ogen sprake van een valse start. Bij gebrek aan vertrouwen gaan organisatie alles dichtregelen, worden gevoelige onderwerpen vermeden en gunnen organisaties elkaar weinig tot niets. Dat is precies wat er zich bij deze alliantie afspeelt.
Vertrouwen moet groeien
Als er geen vertrouwen is, is alliantievorming dan kansloos? Niet per se. Vertrouwen kan groeien. Onderling vertrouwen ontbreekt als partijen (nog niet) door de bril van een ander kunnen zien. De partijen kennen elkaars agenda onvoldoende en kunnen het gedrag van anderen moeilijk voorspellen. Hierdoor zijn partijen terughoudend en laten ze niet het achterste van hun tong zien. Als partijen door de bril van een ander leren kijken, ontstaat er meer begrip en kan het vertrouwen groeien. Pas als partijen elkaar vertrouwen gunnen ze elkaar meer in het traject en ontstaat er synergie.
Om ervoor te zorgen dat deze strategische alliantie slaagt gaan we de komende tijd investeren in de relatie tussen de partijen en inzetten op transparantie. Daar is meer voor nodig dan normaal, omdat Covid-19 afstand creëert. Maar ook ‘op afstand’ en zonder koffieautomaat kun je voor elkaar krijgen dat mensen elkaar beter leren kennen. Het vraagt alleen wat meer creativiteit. Ik verwacht dat de vorming van deze alliantie hierdoor de komende maanden in een stroomversnelling gaat komen. Wat zou het mooi zijn als we dan over een half jaar of een jaar de samenwerking kunnen beklinken met een echt goede koffie uit deze Scandinavische koffiebar. En dan ook fysiek daar de alliantie bekrachtigen. Dan is Covid-19 toch nog ergens goed voor geweest!
