Geen goede onboarding

Tijdens het exitgesprek praten we over de hectische periode waarin ze begon op de afdeling. Er waren veel collega’s die door omstandigheden (kortdurend ziekteverzuim, maar ook langdurige uitval) niet aan het werk waren. Het is lastig nieuwe collega’s te vinden, dus kwam de extra werkdruk tijdelijk op de schouders van de mensen te liggen die nog wel aan het werk waren op de afdeling. Tijdens het aanname gesprek was wel benoemd dat er enkele collega’s ziek waren, en dat ze daarom extra blij zijn met haar komst. Extra handen aan het bed waren immers broodnodig, en Emma had ervaring binnen de organisatie en werd als een leuke, enthousiaste nieuwe collega gezien.

De tijdelijke extra werkdruk bleef aan. Er was nog geen uitzicht op snelle uitbreiding van het team. Er was wel een soort inwerkplan opgesteld door de afdelingscoördinator. Hier stond beschreven dat ze een buddy toegewezen zou krijgen, de kennismakingsgesprekken gepland zouden worden, welke vaardigheden ze moest ontwikkelen binnen bepaalde tijd en waar ze protocollen kon vinden op SharePoint. Maar het uitvoeren van het plan bleek lastiger dan gedacht.

Verbinding met de organisatie ontbreekt

Emma heeft, voordat ze bij de afdeling in dienst kwam, een half jaar stage gelopen op een andere afdeling binnen dezelfde organisatie. Om deze reden is ervan uitgegaan dat Emma de organisatie al aardig kende. Haar inwerkperiode werd, zonder overleg, hier en daar wat ingekort. De ingekorte inwerkperiode zou een roostervoordeel opleveren, meer handen aan het bed. Dat was een denkfout. Een stagiaire heeft net zo veel recht op een volwaardige inwerkperiode / onboardingsprocedure als ieder ander, ongeacht of iemand reeds stage heeft gelopen binnen de organisatie of niet. Deze denkfout heeft ervoor gezorgd dat Emma er langer over heeft gedaan om zich de afdeling eigen te maken. Er is een verschil tussen het werken als stagiaire binnen een organisatie en het werken als gediplomeerd verpleegkundige. Als pas gediplomeerde heb je ineens zelf de verantwoordelijkheid over de cliënten en valt de beschermende tussenlaag van de stagecoördinator en opleidingsbuddy’s weg. Als recent gediplomeerde moet je de tijd krijgen te wennen aan, in dit geval, de nieuwe afdeling, het nieuwe team en je nieuwe rol. Niet meer de supervisor die over je schouder meekijkt, en niet meer de onzichtbare veiligheid van de bescherming die je krijgt als stagiair. Zelfstandig beslissingen maken is dan best spannend, ook al ‘ken je de organisatie een beetje’.

Door de werkdruk heeft Emma niet de mogelijkheid gehad om het team daadwerkelijk rustig te leren kennen. Omdat de collega’s alle zeilen bij moesten zetten om de cliëntenzorg rond te krijgen, was er weinig tijd voor sociale interactie. Hierdoor voelde Emma zich niet opgenomen in het team en had ze af en toe het gevoel er maar een beetje bij te hangen. Na vijf maanden waren er nog steeds collega’s die ze nog nooit gesproken had, omdat de roosters op geen enkel moment gelijkliepen met elkaar.

Naast het gevoel er niet echt bij te horen, vertelde Emma ook dat ze het best vervelend vond dat ze 3 weken heeft moeten wachten tot haar autorisaties in het systeem goed stonden. Dit zorgde ervoor dat ze irritaties ging ontwikkelen. Waarom heeft ICT er zo lang voor nodig gehad om haar stagiaire account om te zetten naar een account van verpleegkundige? Bij de ICT-afdeling was het erg druk, en is de aanvraag in behandeling genomen zodra er tijd voor was. Het gevolg was wel dat Emma geen cliëntendossiers kon inzien en niet precies wist wat voor de cliënten van belang was om een waardevolle dag te hebben. Tegenwoordig ben je echt onthand als de ICT niet op de juiste manier beschikbaar is.

Behouden van medewerkers

Gaandeweg het fijne gesprek met Emma werd het duidelijk dat hier iemand zat die onvoldoende begeleid is door de organisatie. Ja, door de organisatie en niet één persoon. Geen enkel individu heeft ‘schuld’ aan het vertrek van Emma. En toch is ‘de’ organisatie verantwoordelijk voor een goede begeleiding van medewerkers, ook al zijn ze eerst als stagiair aan de slag gegaan. En voor een goede begeleiding hebben we de hele organisatie nodig. Het is niet een ‘HR-dingetje’, zoals het verhaal over de ICT aangeeft. Het is niet een ‘team-dingetje’, want iedereen doet zijn best om er het beste van te maken.

Had het vertrek van Emma voorkomen kunnen worden? Ik weet het niet. De vraag is ook niet of het vertrek voorkomen had kunnen worden, maar of de organisatie er écht alles aan heeft gedaan om Emma een ‘thuis’ te bieden, zich te verbinden aan de organisatie. Een onboardingsproces vanuit een integrale benadering over hoe je nieuwe mensen inwerkt en begeleidt. In het eBook Succesfactoren voor binden van nieuwe medewerkers in de zorg heb ik handvatten opgeschreven die een organisatie houvast kan bieden voor zo’n integrale aanpak. Het beschrijft hoe het onboardingsproces er idealiter uit ziet en waar je als organisatie het verschil kunt maken in de beleving van de nieuwe medewerker. Het is een verzameling van ruim 10 hele concrete en praktische tips om de kans te vergroten dat medewerkers (langer) blijven. En in deze krappe arbeidsmarkt helpt elk beetje om een goede en moderne werkgever te zijn.